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バックオフィス効率化

押印電子化(後編)

前回の続きとなりますが、押印電子化を推進していく中での実務的な検討事項について解説をしていきます。

(2)-1. 契約書

日本企業では、長年、紙の契約書に会社実印や役職印などを押印するという慣行が定着していました。この点に関し、6月19日に内閣府、法務省、経済産業省の連名で、テレワークの推進の障害となっていると指摘されている、民間における押印慣行について、その見直しに向けた自律的な取組が進むよう『押印についてのQ&A』(「法務省Q&A」)が公表されました。

公表された文書はでは6つの問いに対する回答の形式で、押印に関する法的効力や裁判での扱われ方について説明しています。

詳細な解釈は、法律の専門家の解説サイトを参照頂くとして、ここでは簡潔に結論だけ記載しますと、

・契約書などの文書に押印しなければならないという法律上の制約はなく、押印がなくとも契約自体は有効に成立する。

・契約書の押印は、契約後にトラブルが発生した際に、契約の成 立を推定するための手段として重要視されていたが、例えば、継続的な取引関係がある場合は、取引先とのメールのメールアドレス等の保存、新規の取引を行う場合には、運転免許証などの本人確認情報の記録・保存等、その他に電子署名や電子認証サービスの活用により、文書成立の真正を証明する手段となり得る。

と、されています。

この点、電子署名や電子認証サービスを活用するということも強調されており、今後このようなサービスを利用する企業は増加していくことが予想されています。

また、このサービスを利用する上で、今までもう1つ論点がありました。それは、電子署名の方法に関して、「当事者型電子契約」と「立会人型電子契約」の2つがあり、その法的な証明力に関するものです。

・「当事者型電子契約」とは、契約の当事者が印鑑証明にあたる電子証明書を取得し本人であることを証明する形式であり、電子署名法によってこれまで有効とされていた方法です。

・「立会人型電子契約」とは、PDFなどの電子契約書をインター ネット上にアップし、双方が確認して合意することで立ち会った電子契約サービス提供事業者が契約書の締結を確認して電子署名する形式です。

「当事者型電子契約」は、第三者機関の電子認証局の厳格な審査の下、発行されるので法的効力が高いところが特徴です。ただ、当事者双方が認証機関でそれぞれの電子署名について電子認証(印鑑登録の電子署名版)を受けることが前提となっているため、事務的な負担が懸念されていました。

一方で、「立会人型電子契約」は、メール認証などのシステムログを使用した認証と電子契約サービスへの登録のみで利用できるため、導入が容易で、処理の手間も少ないため、実務的にはこちらを選択するケースが多く見られました。ただ、「立会人型電子契約」は、今まで電子署名法上の位置付けが不明確でした。

この点について、7月17日に、総務省、法務省、経済産業省の3省連名にて、「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」が公表されました。

このQ&Aにて、立会人型サービス(電子サイン)もタイムスタンプ等が付されたものであれば、電子署名法の電子署名に該当しうる旨の見解が明確にされました。これにより、立会人型サービスでは契約の成立の真正を推定されないのではという懸念が解消されました。

このため、クラウドサイン・ドキュサインなどを始めとするクラウド型電子契約サービスが安心して利用できる範囲が非常に広がったと評価できます。

(2)-2. 取引証憑

企業間でやり取りが行われる発注書・見積書・請求書といった取引証憑についても、従来は会社の角印などが使用されるケースが多かったと思われます。

こちらについても印鑑の押印行為自体には法的な効力が無いため、押印は必須ではなく、電子化することや無料の電子印等でも対応は可能です。

ただし、取引先とのルールにより押印行為を行っているかと思われますので、電子化する際には、どの程度の証明力が必要なのか(例えば、契約書と同等の電子署名のようなものか、または、印影を電子化したような電子印鑑、もしくは、タイムスタンプでの日付の確定や担当者名や日付を反映した電子印鑑など)を確認したうえで推進する必要があります。

(2)-3. 銀行

銀行口座開設時に法人銀行印を登録し、手形や小切手を発行する際や融資を受ける際に使用されてきました。

銀行印に関しては個々の取引先金融機関の方針にもよりますが、新型コロナウィルスの感染拡大をきっかけに電子契約システムを導入する金融機関も増加しています。

6月10日のNHK報道では、『みずほ銀行「はんこ文化」見直し 企業向け融資を電子契約へ』との見出しで、みずほ銀行が融資など企業との取引は契約書の作成から承認まで、オンラインでできるようにしたことについて報道が行われていました。

また、6月25日付で金融庁が『「金融業界における書面・押印・対面手続の見直しに向けた検討会」の設置について』をリリースしており、『金融業界の各種手続の電子化状況の把握について』と『電子化に向けた課題への対応方針について』検討を進めるとしています。

そのため、銀行取引についても今後電子化が進んでいく方向にあるため、その動向に合わせて、自社の業務についても見直しが必要になります。

(2)-4. 実印が必要

代表者印(法人実印)は会社設立時に法務局に法人印鑑登録されており、重要な契約書や官公庁への提出書類など、法人を代表して押印する際に使用されているかと思います。

そのため登記を伴う代取交代などの一部の登記変更、不動産売買契約書、根抵当権・抵当権・質権などの設定契約書、連帯保証をする際の契約書等で使用されています。

契約に関しては、原則的には今までと同様、印鑑だけで契約が成立するわけではないため、相手方との交渉次第ではありますが、電子化することは可能です。

また、不動産登記などについてもオンラインで実施することができるようになっていることから、登記時に司法書士へ依頼する際には代理人申請となるため代表者印が必要になりますが、電子署名を利用して、完全にオンラインで登記手続を完結させることも可能になります。

ただし、まだオンラインで進めるとしても、実務的な煩雑さもあるため、現時点では必要に応じ、弁護士もしくは司法書士への相談を頂くのが良いかと思います。

(3). その他書面が求められるケース

今までは、ペーパーレス化を推進するに際して、押印が必須となる業務に焦点を当てて解説を行って参りましたが、最後に法令によって現時点では書面が必要となる主な取引を列挙します。

  • 定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面(借地借家法22条、38条、39条)
    • 不動産取引における重要事項説明書面等(宅地建物取引業法34条の2、35条、37条)
    • マンション管理業務委託契約書面(マンション管理法73条)
    • 特定継続役務提供等における契約前後の契約等書面(特定商取引法第4条、第42条)ほか

上記に関しては、業種によってはそれほど頻繁に起こる契約でもないため、影響がそれほどないケースも多いかと思いますが、ハンコ電子化を進めるに際しては留意が必要です。

  • まとめ

今回、記事を書き進めるにあたって感じたのは、押印文化が社内の日常業務全般に深く関わっていることです。

一方で、一度プラットフォームを作り込むことが出来れば、非常に多くの押印及び押印手配業務が効率化され、契約も一元管理される、千載一遇のチャンスとも言えます。

今後このようなペーパーレス化推進の社会的要請が高まっていく中で、従業員の健康を確保していきながら、業務を効率化し、競争力を高めていく企業が増えていくことは間違いありません。

貴社でもこのタイミングで是非ペーパーレス化を検討頂く良いきっかけになれば幸いです。

最後まで記事を読んで頂き、ありがとうございました。

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押印電子化(前編)

はじめに

久しぶりの更新となり、すみません。当社も設立から、早くも4か月が経過し、新型コロナ感染症が少し落ち着いた初夏で汗ばむ中、会社の設立準備に走り回っていたと思っていたら、あっという間に秋が来ていました。

新型コロナ感染症に関しては、米国では大統領もコロナに感染し、欧州でも再び猛威を振るうなど、ワクチンや治療薬の話もある一方で、なかなか収束が見えていません。

日本でも第三波が到来かと言われ、新規感染者数も再び増加傾向にあります。そのため、各企業でも早急に感染予防対策などを進めることが賢明であるといえるでしょう。 今回はそのような、感染予防策の一つとしてテレワークを推進する中での課題の一つである、ハンコ電子化について解説をしたいと思います。

  1. 今後もハンコ電子化が進む背景

新型コロナ感染症の拡大やその長期化を契機として、従業員の感染予防の観点や業務の効率化を意図して、大企業を中心に、テレワークを導入、もしくは、導入を検討する企業が増加しています。

一方で、出張・経費管理クラウドの株式会社コンカーの公表したレポート(ビジネスパーソン1032名を対象に緊急事態宣言中のテレワークに関する調査)では、従業員数が1000名未満の中小企業では、半数以上となる55%の人がテレワークを「ほとんど~全くできなかった」と回答しました。

この理由として、「経費精算・請求書・契約処理等のペーパーワーク」(33%)が全体の1/3を占め、次いで2番目に多かったのが「押印による承認業務(22%)」でした。

また、「ペーパーレス化の重要性を認識している」と答えた人は89%と、多くのビジネスパーソンがペーパーレスの重要性を認識しているという結果に対し、実際にペーパーレス化が進んでいると答えた人は55%と、理想と実態では乖離があることが分かりました。

最後に、「今後、あなたの会社で最もペーパーレス化して欲しい業務はなんですか?」という質問については、「経費精算」と回答した人が26%と最も多く、次いで「契約書」・「請求書の発行」となりました。

上記のレポートを要約すると、

「中小企業がテレワークを導入するに際して、多くのビジネスパーソンがペーパーレスを進めたいと思っているが、経費精算や契約書の押印などが制約となり、結果として半数以上がテレワークを実施出来ていない」

ということが分かりました。

今後も感染症の動向が不透明であり、政府がテレワークを積極的に推進していること、および、テレワークを導入することでの業務が効率化したなどのメリットも見えてきていることから、各企業としてもテレワークを進める動きは継続していくことでしょう。

その場合、テレワーク導入の制約となる経費精算や契約書押印などを解消する必要があります。

経費精算をペーパーレスする方法の1つとしては、弊社で導入を支援しているクラウド会計システムで経費精算のペーパーレス化も達成することができます。その解説は別の機会に譲るとして、今回はもう1つの制約となっている契約書などの押印業務を解消するためのハンコ電子化について解説をしたいと思います。

  1. ハンコ電子化を進めるにあたって検討すべきこと

ハンコ電子化を進めるべき背景については理解いただけたかと思いますが、実際に進めるに際して、まず、①「社内・社外でどのような押印業務があるのか」を整理する必要があります。その上で、②「押印の法的な効力」を理解し、③「どのような電子化ハンコを導入すべきか」を検討する必要があるでしょう。

① 押印の種類

一般的な押印業務が発生しているパターンを社内外に分けて以下のように整理してみました。

② 押印の法的な効力
③ どのような電子化ハンコを導入すべきか

押印の種類別に、主に法的な観点で押印が必須となる業務を洗い出しながら、どのような電子化ハンコが必要か確認していきましょう。

(1)-1. 申請資料

上長による部下の勤怠・経費などの申請資料についての承認や稟議書の決裁については、社内での承認・確認証跡の残し方として、電子印や承認ワークフロー、メールでの返信など、統一した方法の設定が重要であり、法的な観点では押印が必須ではありません。

そのため、Excelアドインの「Excel電子印鑑」や無料ツールで公開されているような電子印鑑でも可能です。

(1)-2. J-SOX証憑

上場会社やその子会社・関連会社などでは、金融商品取引法に基づく内部統制の評価制度(いわゆる、J-SOX法)が適用され、「財務報告にかかる内部統制」について、その有効性の評価を行い、また監査法人の監査の対象になります。

さらに、財務報告にかかる内部統制の評価を実施する際には、受発注伝票や検収の証跡となる納品書などの証憑が確認の対象となります。その際、担当者や上長が、ある取引について確認・承認した結果として証憑に押印証跡を残すことが一般的であるため、押印が必須と解釈されることがあります。

この点について、金融庁が公表している「内部統制報告制度に関するQ&A」の問47で以下の解釈が出されています(一部抜粋)。

(問47)【関連書類への印鑑の押印等】

内部統制の整備及び運用の状況に係る記録として、業務の実施者はすべての関連書類に印鑑を押印しなければならないのか。

(答)

1.内部統制の整備及び運用状況に係る記録(実施基準Ⅱ3(7)①ホ)については、経営者による評価や監査人による監査が実施できる記録が保存されていればよく、必ずしも、業務の実施者がすべての関連書類に印鑑を押印することは求められてはいない。

そのため、J-SOX関連の証憑についても、押印が必須とはなっていません。

こちらについても、社内でのルールが統一されていれば、Excelアドインの「Excel電子印鑑」や無料ツールで公開されているような電子印鑑でも可能です。

(1)-3. 会議資料

取締役会議事録については、「取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない」(会社法369条3項)とされています。

この際の、記名押印に際しては、代表取締役の選任など、登記手続において取締役会議事録が添付書類となる場合を除き、特段の印鑑の規定はないため、認印でも問題ありません。

一方で、「法務省令で定める署名または記名押印に代わる措置」を取ることにより、電子データでの作成(会社法369条4項)が認められていました。この「措置」について、会社法施行規則は「電子署名」(規則225条1項6号、2項)と定められていました。

しかし、新型コロナウィルスの感染防止のため押印手続を簡素化したい経済界からの強い要望などを踏まえ、2020年5月29日に法務省民事局参事官室が各経済団体へ周知した文書において、これまでの常識を覆す見解が出されました。以下は、その見解です。

「会社法上、取締役会に出席した取締役及び監査役は、当該取締役会の議事録に署名又は記名押印をしなければならないこととされています(会社法第369条第3項)。

また、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合には、署名又は記名押印に代わる措置として、電子署名をすることとされています(同条第4項、会社法施行規則第225条第1項第6号、第2項)。

当該措置は、取締役会に出席した取締役又は監査役が、取締役会の議事録の内容を確認し、その内容が正確であり、異議がないと判断したことを示すものであれば足りると考えられます。

したがって、いわゆるリモート署名(注)やサービス提供事業者が利用者の指示を受けて電子署名を行うサービスであっても、取締役会に出席した取締役又は監査役がそのように判断したことを示すものとして、当該取締役会の議事録について、その意思に基づいて当該措置がとられていれば、署名又は記名押印に代わる措置としての電子署名として有効なものであると考えられます。」

(注)サービス提供事業者のサーバに利用者の署名鍵を設置・保管し、利用者がサーバにリモートでログインした上で自らの署名鍵で当該事業者のサーバ上で電子署名を行うもの

上記の見解は、クラウドサインのようなクラウド型電子署名についても、上記会社法施行規則第225条2項を満たす電子署名であることを、法務省として初めて公に認めたものになります。そのため、取締役議事録についても、今後はクラウド型電子署名の利用が拡大していくものと思われます。

なお、代表権を持つ取締役を変更する際、新しい代表者を選任したことを証する書面など、引続き取締役個人の実印または電子証明書提出が必要なケースはありますが、こちらも今の菅総理大臣や河野行政改革・規制改革相が推し進めている押印廃止の流れを鑑みると、改正される方向であるかと思われます。

(補足)株主総会については、会社法上、署名押印義務はありませんが、定款で定められている場合は必要となります。

長くなりましたので、今回はこの辺までとさせていただき、(後編)では、(2)社外での押印パターンについて確認していきたいと思います。

最後まで記事を読んで頂き、ありがとうございました。

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バックオフィス効率化

バックオフィス効率化トピック①

バックオフィス効率化の重要性について

会社や事業を経営されている皆様へ

経理を担当されている皆様へ

会計・税理士事務所の皆様へ

近い将来、日本の労働力人口は人口減少を背景に
必ず減少します。必ずです。

すでに、仕事を獲得しようと思えば獲得できるが、
人が足りていないため受注を断っている方も多いのでは
ないのでしょうか。

この労働力不足解消のため、政府は“働き方改革”と題し、
働く人びとが、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、
自ら選択できるという改革を進めている最中でした。

この改革では、労働生産性を向上し、働き手を増加する、
一方で長時間労働を解消することを重要な課題として
あげています。

奇しくも2020年にこの改革を後押しする出来事が
起こってしまいました。

新型コロナウイルスの世界的な蔓延です。

法律や制度のあてはめだけでは進まなかった働き方改革も、
新型コロナウイルスはこれを一変させ、大企業のみならず
中小企業においても、真の意味での働き方改革が求められます。

既に、在宅勤務の拡大やそれに伴う通勤時間の削減、
リモート会議の日常化、家族という帰属意識の高まりなど、
いままで働き方や幸せの価値観を大きく変えているのでは
ないでしょうか。

このような価値観の変化を感じ取り、
経営者は変化に対応する必要があります。

一方で、在宅勤務実施時の障害として、
「オフィスに保存してある紙書類を確認できない」
「契約書や紙書類へのハンコがもらえない」
といった意見を良く聞きます。

そこで一層脚光を浴びているのが
バックオフィス業務の電子化・クラウド化です。

バックオフィス業務のクラウド化の代表例として
あげられるのが、クラウド会計です。

クラウド会計で大きな価値の提供を行っているのは、
現在2つ、マネーフォワードとfreeeです。

どこかでこの名前を目にしたことがあるかと思います。
このクラウド会計を導入することで解決される課題は
以下のとおりで、
ノンコア業務(*)を省力化し、コア業務に労働力を回せる
といったメリットがあります。

労働力不足への対応

■ ノンコア業務の大部分をクラウド会計システムが
  対応してくれる。

■ 単独で処理を行っていた請求業務、給与計算業務、
  経費精算業務をワンストップで連携して処理してくれる。

■ 自動処理の設定をしているため、担当の業務内容が
 可視化され、引継ぎ作業が容易となる。

多様な働き方への後押し

■ 文字どおりクラウドで処理がされるため在宅勤務でも
  効率的に業務が可能。

(*)ノンコア業務とは、重要な業務ではあるが、
その業務単体として利益を生まず、定型化しやすい
業務のこと。経理業務、請求書作成業務、勤怠管理・
給与計算業務、経費精算業務などを指すことが多い。

以上のとおり、解決できる課題やメリットをあげましたが、
今日、最もお伝えしたい点は、
メリットやデメリットの話ではなく、
世の中にある100%のノンコア業務がクラウド化、電子化
していく未来が間違いなくそこまできているということです。

(私も経験はありませんが)おそらく20年ほど前は、
紙とペンで経理業務や税務申告を行い、請求書や給与明細は
手書きで作成していたのではないかと想像します。
コンピューターが普及して、手書きの請求書や給与明細、
税務申告はほとんど見かけなくなりました。

紙かコンピューターかの選択が求められていた時代と同様、
コンピューターがあらゆる業界に広まった現在では、
従来のインストール型の会計ソフトを継続するのか、
クラウド型の会計ソフトを導入するのか
を選択する時代になってきています。

多様な働き方を求める時代背景からも、
先ずはノンコア業務に関しては、クラウド会計に近い将来
置き換わるということは断言できます。

規模の大小にかかわらず企業ではクラウド会計への切替えを
検討しはじめています。
早めにクラウド会計に置き換え、労働生産性をあげ、
コア業務への投資を行っていく必要があります。
また、デジタルネイティブ世代が就職したときに
ノンコア業務が非効率であれば飽きられてしまいます。
人材採用の観点でも、ノンコア業務の効率化は重要です。

また税理士・会計事務所においても、
経理システムのクラウド化に遅れをとらないことが
今後のキーワードとなってきます。
クラウドを提案できない事務所や、人手による記帳業務に
特化している事務所は、この急激な変化に取り残される恐れ
が高まってきています。
そのため、先ずは事務所のノンコア業務を試験的に
クラウド化することはいかがでしょうか。

その際は、マネーフォワードとfreeeの両方を導入し、
提案力を上げることを検討する必要があります。

次回は、マネーフォワードとfreeeの簡単な比較をしていきたいと思います。

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IPO

IPOとリスクマネジメント

IPOを目指す会社においてリスクマネジメントが大切な理由

✔ 外部環境変化が加速している一方で、中小企業では対策
  が進んでいない現状

✔ 株式上場審査ではリスクマネジメント体制の構築が必須

企業経営を取り巻く外部環境は日々、変化しています。

新型コロナウイルスの感染症拡大、頻発する豪雨災害、
米中間・日韓間・英EU間等の地政学的対立による関税引上
や取引規制強化、世界中から狙われるサイバー攻撃、
各国の個人情報保護法やパワハラ防止法の改正 などなど。

このような激しい変化に対応するため、大企業では対策を
加速させる一方、IPOを目指す企業(一般的にはスタート
アップ企業を含む中小企業)の対策が遅れている状況です。

例えば、災害発生時の事業継続計画(BCP)の策定状況は、
内閣府の調査では、大企業では約7割が対応済である一方、
中堅企業では対応済が約3割にとどまっています。

また、独立行政法人情報処理推進機構(IPA)による
中小企業向けサイバーセキュリティに関する報告書では、
中小企業においても業種や規模を問わず
例外なくサイバー攻撃を受けている状況が確認されており、
約7割の企業で社内セキュリティー体制が構築されていない
とされています。

また、リスクマネジメント体制の構築は上場審査上も
必須の対応事項です。

2018年度に日本取引所自主規制法人(JPX)が上場審査を
行った254銘柄のうち、上場承認に至らなかった銘柄数は
46銘柄となり、前年度よりも大幅に増加していると
報告されています。

その主な理由は以下のとおり、内部管理体制等に係る
上場審査基準を満たしていないことにあります。

■ 各種法令への遵守体制

■ 子会社管理等の業務上必要とされる管理体制

■ オーナー経営者に対する牽制体制の構築状況が不十分

また、JPX 「新規上場ガイドブック」では、
審査項目の一部として以下の内容が取り上げられています。

・ リスク情報等の開示を適切に行うことができる状況

・ 法令等遵守のための有効な体制を適切に整備・運用し、
  また最近において重大な法令違反を犯しておらず、
  今後においても重大な法令違反となる恐れのある行為を
  行っていないこと。

・ 経営活動を有効に行うため、その内部管理体制が
  相応に整備され、適切に運用されている状況

また、JPXは近年の上場会社における不正会計や製品の
性能偽装等の多くの不祥事が表面化したことを受け、
18年3月に「上場会社における不祥事予防のプリンシプル」
を策定・公表しています。
そのため、上場を目指す会社においても、
不祥事の予防に関する社会要請が高まっています。

こういった点も踏まえ、リスクマネジメントの観点で
IPOを目指す企業が対応すべきことは何でしょうか。

そもそも ”リスク” とは、
“事業目標から乖離する可能性 と その影響” とすると、

“リスクマネジメント” とは、
“リスクの発生を予防・発生時の被害を最小化するための
 組織的なPDCAサイクルを構築する”
ことになります。

具体的には、法務リスク(カルテル・贈賄や知財訴訟)、
労務リスク(36協定違反やハラスメント)、社会リスク
(感染症や地震・洪水等の自然災害)等のリスクに対して、
・発生可能性と影響度の観点からリスクを評価し、
・評価結果に応じた対応策を計画・実行し、
・実際に発生した場合の対応も実施しながら、
・活動を見直していくことになります。

上場を目指す会社の多くは、
創業者の圧倒的なリーダーシップにより、
成長に多くの資源を割いている会社であり、
結果として、バックヤードが充実していなかったり、
コンプライアンスに関する意識が不十分な会社が多く、
リスクに対する組織的な対応が後手に回る会社が
多く見受けられます。

一方で、会社の成長を軌道に乗せ、上場準備を円滑に
進めるためのリスクマネジメント活動を全社で統合し、
効果的かつ効率的に組織として推進する点でも
トップのリーダーシップは欠かせません。

また、先述の通り、近年の外部環境の急速な変化により、
リスクはより一層複雑化し、対応すべき内容も増えています。

そのため、トップ主導のもと、
リスクマネジメントの社内プロジェクトチームを立上げ、
実績・経験のある専門家を関与させながら、
会社全体でリスクマネジメント活動を推進することが
効的なリスクマネジメントにつながります。

IPOを目指す会社においても、上場会社と同様、
企業成長を支えるリスクマネジメントという
大きな視座に基づいて内部管理体制を整備・運用を行う
社会要請があります。

我々は、上場会社およびIPOを目指す会社での
リスクマネジメントに関する支援実績を携え、
貴社の実効的なリスクマネジメント活動を支援致します。